Når du leter etter lager med kontor, er kontorandelen ofte det som avgjør om lokalet faktisk passer, ikke bare det totale kvadratmetertallet. Her går vi gjennom hva som er normalt, hva som bestemmer andelen, og hvordan du unngår å betale for kontor du egentlig ikke trenger.
Kontorandelen i et lagerbygg eller kombinasjonslokale er ikke tilfeldig. Den henger sammen med når bygget ble oppført, hva slags virksomhet det er tilpasset, og hvor mye av arealet som er lagt om til kontor i etterkant, gjerne på en mesanin. For deg som leietaker er dette en av de variablene som er lettest å overse og dyrest å ta feil av.
1. Hvor mye kontor følger egentlig med lageret?
Det korte svaret er at det varierer mye, og at variasjonen følger et ganske tydelig mønster.
I et moderne logistikkbygg, altså et bygg innrettet mot mottak, plukk og utsendelse i volum, er kontorandelen som regel lav, ofte under 10 til 15 % av totalarealet, og i de største og mest automatiserte anleggene ned mot noen få prosent. Et konkret eksempel fra det norske markedet er et 32 000 m² stort logistikkbygg der kun rundt 600 m² er satt av til kontor og personalfasiliteter, i praksis under 2 % av arealet. Alt annet er innrettet mot vareflyt.
I et kombinasjonslokale, der lager og kontor ligger i direkte tilknytning til hverandre, er bildet et helt annet. Her ligger kontorandelen typisk på 20 til 40 % av totalarealet, og for lokaler med showroom, verksted eller en tyngre administrativ funksjon kan den ligge enda høyere.
Et rent lager havner i den andre enden av skalaen, med en kontorandel som ofte er minimal, gjerne noen få kvadratmeter til et pauserom eller et lite kontor for den som tar imot varer.
Legg merke til at dette er mønstre, ikke en fasit. Det finnes ingen offentlig norm som fastsetter riktig kontorandel for et lagerbygg. Andelen er et resultat av hva bygget opprinnelig var tenkt for, og hva som er lagt til underveis.
2. Hva bestemmer kontorandelen?
Tre forhold forklarer mesteparten av variasjonen du vil se når du sammenligner lokaler.
Byggets generasjon. Eldre lager- og kombinasjonsbygg, særlig i Groruddalen, ble ofte oppført med mer kontor og fellesfunksjoner enn det dagens marked etterspør. Nyere logistikkbygg er tegnet med motsatt utgangspunkt: minst mulig areal bundet opp i kontor, mest mulig i ren vareflyt, fordi det er dette som faktisk gir avkastning for en distributør eller en tredjepartslogistikkaktør.
Hva bedriften faktisk driver med. En bedrift innen e-handel eller tredjepartslogistikk (3PL) har typisk få ansatte fysisk til stede i forhold til arealet, og trenger derfor lite kontor. En håndverksbedrift, en nettbutikk med kundeservice på huset, eller en grossist med showroom, har et helt annet behov for kontor- og sosialareal i forhold til lager. Det er virksomheten, ikke bygningskategorien, som til syvende og sist bestemmer hva som er riktig andel for deg.
Mesanin, løsningen som lar deg få mer kontor uten å ofre lagerflate. En mesanin er et mellomdekke som utnytter takhøyden i bygget, og lar deg legge kontor, møterom eller showroom over eller under lagerarealet i stedet for å ta det fra gulvflaten. Det er blant annet slik moderne logistikkbygg klarer å tilby en administrasjonsdel uten å redusere lagerkapasiteten nevneverdig. En mesanin kan i praksis doble eller tredoble bruksarealet i et bygg med god takhøyde, og er derfor den vanligste måten å legge til kontor på i etterkant. Vær oppmerksom på at en mesanin som skal brukes til kontor eller møterom som regel er søknadspliktig, i motsetning til en enkel lagringshylle på et mellomdekke.
3. Hvorfor kontor-kvadratmeter koster mer enn lager-kvadratmeter
Dette er kanskje det minst kjente poenget, men et av de viktigste når du skal sammenligne priser: en kvadratmeter kontor og en kvadratmeter lager er ikke det samme byggeteknisk, og forskjellen koster penger.
Et kontor regnes som et rom for varig opphold, og det utløser krav som et rent lagerrom ikke har. Kontoret skal ha dagslys og utsyn, mens lagerrom, korridorer og lignende ikke omfattes av det samme kravet. Kontoret skal ha egen ventilasjon med tilførsel av friskluft dimensjonert for antall personer og gulvareal, mens et lager normalt ventileres på et helt annet nivå. Kontoret bør ha en romhøyde på minst 2,7 meter, og et areal på minst seks kvadratmeter per arbeidsplass. Og fordi kontor og lager som regel har ulik brannenergi og bruk, må de normalt skilles med egne brannceller, altså brannklassifiserte vegger og dører mellom de to sonene.
Alt dette betyr at å bygge om et lagerareal til kontor er en reell investering, ikke bare et spørsmål om vegger og møbler. Skal du sette opp en enkel kontordel er du fort oppe i 4 000 til 8 000 kr per kvadratmeter i leietakertilpasning, mens en mer omfattende ombygging med tekniske oppgraderinger kan ligge på 15 000 til 25 000 kr per kvadratmeter. Til sammenligning koster en enkel mesanin for lager eller lettere kontorbruk gjerne 2 000 til 2 500 kr per kvadratmeter. Det er en vesentlig del av forklaringen på hvorfor kontorandelen i et bygg sjelden endres uten videre, og hvorfor det er dyrt å legge til kontor du egentlig ikke trenger.
Vi har gått grundigere gjennom hvem som normalt dekker denne typen kostnad, og hva du bør avklare før du signerer, i artikkelen om leietakertilpasninger og tilbakestilling.
4. Slik regner du ut hvor mye kontor du faktisk trenger
Den mest treffsikre måten å finne riktig kontorandel på er å snu spørsmålet. I stedet for å spørre hvor stor kontordel bygget har, bør du spørre hvor mye kontor din virksomhet faktisk trenger, og bruke det som utgangspunkt for å vurdere lokalet.
En vanlig tommelfingerregel er 15 til 25 kvadratmeter BTA per kontoransatt, avhengig av om dere sitter i åpent landskap eller har flere cellekontorer og møterom. Tell kun de ansatte som faktisk sitter på kontor til daglig, ikke hele bemanningen på lageret, og multipliser med denne normen. Det gir deg et realistisk anslag på hvor stor kontordelen bør være, uavhengig av hva bygget i utgangspunktet er markedsført med.
Vi har skrevet mer om denne beregningen, inkludert hvordan den brukes for rene kontorlokaler, i artikkelen om hvor mange kvadratmeter kontor man trenger per ansatt. Samme logikk gjelder når kontoret er en del av et lager- eller kombinasjonsbygg, bare at du også må vurdere hvor mye av kontordelen som eventuelt ligger på en mesanin.
5. Fellen: ikke betal for kontor du ikke bruker
I flere av de eldre kombinasjonsbyggene i Groruddalen er kontorandelen høyere enn det markedet egentlig etterspør. Det gjør at utleier ofte «legger på» det overskytende kontorarealet i den totale kvadratmeterprisen, i stedet for å prise lager og kontor separat. Resultatet kan bli en samlet kvadratmeterpris for lager og kombinasjonseiendom i Groruddalen som i enkelte tilfeller faktisk overstiger snittleien for rene kontorlokaler i samme område, selv om det du egentlig trenger er lagerplass.
Løsningen er enkel i teorien: be alltid om en fordeling mellom lager-kvadratmeter og kontor-kvadratmeter, ikke bare et samlet areal og en samlet pris. Sammenlign deretter kvadratmeterprisen for hver del for seg. Ligger kontorandelen langt over det du faktisk trenger, betaler du for areal du ikke bruker, og det bør reflekteres i forhandlingen, ikke godtas som en del av totalprisen.
Et par praktiske råd til slutt
Sjekk kontorandelen så tidlig som mulig i prosessen, gjerne før du booker en befaring. Be om konkrete kvadratmetertall for lager og kontor hver for seg, ikke bare et totalareal.
Regn deretter ut hva din virksomhet faktisk trenger av kontor basert på antall ansatte som sitter der til daglig, og sammenlign det tallet med det som faktisk følger med lokalet. Er kontorandelen vesentlig høyere enn behovet, er det et forhandlingspunkt, ikke en selvfølge du betaler for.
Dette er nettopp den typen vurdering Spacefinder hjelper leietakere med, uten kostnad. Vi kjenner kontorandelen i de fleste lager- og logistikklokalene som er tilgjengelige i markedet, og kan sette opp en behovsanalyse som viser hvilken kombinasjon av lager og kontor som faktisk passer din virksomhet.
Kilder: Direktoratet for byggkvalitet (TEK17), Arbeidstilsynet, Realnor, UNION, Malling & Co, Bulk Infrastructure, Estate Nyheter og Placepoint, samt Spacefinders egne observasjoner fra markedet.
