Når en bedrift skal finne nye kontorlokaler, er spørsmålet om leieform ofte avgjort før søket starter. Noen går rett til kontorfellesskapene fordi det virker enklest, andre rett til tradisjonelle leieobjekter fordi det er slik de alltid har gjort det. Valget fortjener mer oppmerksomhet enn det. Leieformen bestemmer hvor lenge dere binder dere, hvor mye dere deler med andre og hvordan kostnadene er bygget opp. Her går vi gjennom de tre løsningene og hva som faktisk skiller dem.
Tre løsninger, to typer avtale
Det viktigste skillet går ikke mellom kontorhotell og coworking, men mellom disse to på den ene siden og tradisjonelt kontor på den andre. I et kontorhotell eller et coworking-lokale leier dere arbeidsplasser av en operatør som driver lokalene, enten operatøren er en egen aktør eller gårdeieren selv. Dere betaler en fast pris per arbeidsplass per måned, og det meste er inkludert. Ved et tradisjonelt kontor leier dere et eget leieobjekt direkte av gårdeier, betaler leie per kvadratmeter i året og står selv for innredning og drift.
Kontorhotell: eget kontor med service rundt
Et kontorhotell gir dere et eget, låsbart kontor i et bygg der andre bedrifter leier tilsvarende rom. Resepsjon, møterom, internett, renhold og kaffe er normalt inkludert i leien, og kontorene er møblert og klare til innflytting. Løsningen passer bedrifter som vil ha en profesjonell ramme rundt seg uten å bruke tid på drift, og som vil kunne ta imot kunder fra første dag.
Coworking: fellesskapet følger med
Coworking forbindes ofte med åpne landskap og frilansere med laptop, men bildet har endret seg. De fleste coworking-aktørene i dag leier hovedsakelig ut private kontorer med tilgang til felles soner, og i praksis brukes coworking og kontorhotell om hverandre. Det som fortsatt skiller et coworking-konsept, er vekten på fellesskap: arrangementer, sosiale soner og et miljø der bedriftene blir kjent med hverandre. De fleste tilbyr også faste eller flytende plasser i åpent landskap, som er den rimeligste veien inn. Vil du vite mer om hvordan konseptet oppsto og hva som skiller de ulike plasstypene, kan du lese vår guide til hva coworking er.
Tradisjonelt kontor: eget leieobjekt og full kontroll
Med et tradisjonelt kontor leier dere et eget areal direkte av gårdeier. Dere bestemmer planløsning, innredning, IT og profilering selv, og lokalene blir et uttrykk for bedriften. Til gjengjeld må dere selv sørge for møbler, nettverk og tilpasninger, og felleskostnadene kommer i tillegg til leien. De kan dekke drift, vaktmester, strøm, renhold og eiendomsskatt. Leieperioden går gjerne over flere år, og leien reguleres normalt årlig etter konsumprisindeksen. Meglerstandardens standard leieavtale for næringslokaler regulerer for eksempel leien hver 1. januar i samsvar med endringene i SSBs konsumprisindeks. Det gir forutsigbarhet, men også en forpliktelse som er vanskeligere å komme ut av dersom bedriften vokser raskere eller saktere enn planlagt.
Fleksibilitet: hvor lenge binder dere dere?
For de fleste er fleksibilitet hovedgrunnen til å velge kontorhotell eller coworking. Hos de fleste aktørene får dere løpende avtaler med oppsigelsestid på én til tre måneder, og dere kan ofte øke eller redusere antall arbeidsplasser i samme bygg. Vilkårene varierer likevel. Enkelte operatører kombinerer løpende oppsigelse med en lengre avtaleperiode, så les avtalen nøye før dere signerer.
En tradisjonell leiekontrakt binder dere for hele leieperioden. Står dere med for mye areal underveis, er fremleie ofte den mest realistiske veien ut. Skal dere forlenge eller flytte, lønner det seg å starte tidlig, helst 12 til 18 måneder før kontrakten utløper, slik vi beskriver i guiden om å reforhandle leieavtalen eller flytte.
Privatliv og konsentrasjon
Hvor skjermet dere trenger å sitte, avhenger mye av bransjen. Advokater har streng taushetsplikt overfor klientene etter advokatloven § 32, og regnskapsførerloven § 4-2 og revisorloven § 10-1 pålegger regnskaps- og revisjonsforetak å hindre at uvedkommende får kjennskap til opplysninger om kundene. For slike virksomheter er lydisolering, adskilte møterom og kontroll over hvem som ferdes i lokalene viktigere enn i de fleste andre bransjer, og et tradisjonelt kontor gir mest kontroll. Et lukket kontor i et kontorhotell eller coworking-lokale kan fungere godt. Sjekk i så fall lydisoleringen mot naborommene på befaringen, og hvor lett det er å få møterom når dere trenger det. En åpen plass i et coworking-landskap gir minst skjerming og passer best for arbeid som ikke er sensitivt.
Hva koster de tre løsningene?
Prisene oppgis på ulike måter, og det gjør sammenligningen vanskelig. Kontorhotell og coworking prises per arbeidsplass per måned, mens tradisjonelle kontorlokaler prises per kvadratmeter i året, med felleskostnader i tillegg.
For et privat kontor i et kontorfellesskap i Oslo ligger prisen fra rundt 5 000 til 13 000 kr per arbeidsplass per måned. Basert på avtaler Spacefinder har vært involvert i, anslår vi et snitt på rundt 7 500 kr for sentrale og representative lokaler. En plass i åpent landskap starter gjerne på 2 000 til 3 000 kr i måneden. Prisene fordelt på område finner du i oversikten over hva coworking koster i Oslo.
For tradisjonelle lokaler varierer kvadratmeterprisen fra under 2 000 kr i året i randsonene til over 6 000 kr i de mest attraktive sentrumsområdene, se oversikten over hva det koster å leie kontor i Oslo. En vanlig tommelfingerregel er 15 til 25 kvadratmeter per ansatt, som vi forklarer i guiden om hvor mange kvadratmeter kontor dere trenger per ansatt. Med en leie på 4 000 kr per kvadratmeter i året gir det en kostnad på 5 000 til 8 300 kr per ansatt i måneden, før felleskostnader, møbler og drift.
Regnestykket viser hvorfor coworking ikke nødvendigvis er dyrere enn et eget kontor. I et kontorfellesskap er drift, renhold, internett og fellesarealer inkludert, og vi anslår at det tilsvarer rundt 40 prosent i tillegg til grunnleien i et ordinært kontorbygg. Sammenlign derfor totalkostnaden, ikke prisen per kvadratmeter eller per plass.
Hvem passer hver løsning for?
En åpen plass i et coworking-lokale passer frilansere, gründere og små team som vil ha et miljø rundt seg og lav terskel inn. Et privat kontor i et kontorhotell eller coworking-lokale passer små og mellomstore bedrifter som vokser eller er usikre på hvor mange de blir. Det passer også etablerte selskaper som trenger et prosjektkontor eller et satellittkontor i en ny by. Et tradisjonelt kontor passer bedrifter som vet hvor mange arbeidsplasser de trenger de neste årene, som vil sette eget preg på lokalene, eller som har krav til skjerming og representasjon som et delt bygg ikke dekker.
Bransjen trekker også i en bestemt retning. I oversikten over kontor etter bransje ser vi på hva advokatfirmaer, regnskapsbyråer, konsulentselskaper, kreative byråer og tech-selskaper bør se etter. Advokatfirmaet havner gjerne i den ene enden av skalaen, med lange leiekontrakter og høye krav til representasjon og konfidensialitet. Tech-startupen havner i den andre, der korte avtaler, rom for vekst og riktig miljø betyr mer enn kvadratmeterprisen. Les mer om det i guiden om kontorer for tech-startups i Oslo.
Mange beveger seg mellom løsningene over tid. Tech-selskapet Installer.com satt i et kontorfellesskap i Vika som Spacefinder hadde hjulpet dem med å finne. Etter hvert som selskapet vokste til 13 ansatte, ønsket de noe mer eget og landet på et tradisjonelt kontor i Nedre Slottsgate 13-15 hos Promenaden i Kvadraturen.
Skillet mellom løsningene viskes ut
Grensene mellom de tre løsningene er mindre skarpe enn før. Coworking-aktørene har flyttet seg mot private kontorer, og stadig flere gårdeiere i Oslo bygger kontorfellesskap i egne bygg i stedet for å leie ut til en operatør. Vi har skrevet mer om det i artikkelen når gårdeieren blir sin egen operatør. For leietakere betyr det flere mellomløsninger, for eksempel et eget kontor med tilgang til felles møterom og sosiale soner, eller et leieobjekt med mulighet for ekspansjonsareal i samme bygg.
Slik kommer dere i gang
Start med behovet, ikke med annonsene. Finn ut hvor mange som faktisk er på kontoret samtidig, hvor mye skjerming arbeidet krever, hvor ofte dere har besøk og hvor sikre dere er på bemanningen de neste par årene. Svarene peker som regel tydelig mot én av løsningene. Vår behovsanalyse tar to minutter og gir et godt utgangspunkt. Deretter er det lurt å se flere alternativer på visning før dere bestemmer dere.
Slik kan vi hjelpe
Hos Spacefinder hjelper vi leietakere med å finne og sammenligne alle tre typer lokaler, og vi følger prosessen fra første behovsanalyse til signert leiekontrakt. Tjenesten er helt gratis for leietaker. Ta gjerne kontakt for en uforpliktende prat.
