Et advokatfirma, et regnskapsbyrå og et kreativt byrå kan ha like mange ansatte og likevel trenge helt ulike lokaler. Bransjen avgjør hvor mye av arealet som må være lukket, hvor representativ resepsjonen bør være og hvor lang leieperiode det er fornuftig å binde seg til. Her samler vi hva fem bransjer bør se etter når de skal leie kontor, med lenke videre til en egen guide for hver av dem.
Derfor bør bransjen styre kontorsøket
Vi ser jevnlig at selskaper starter kontorsøket med to spørsmål: hvor mange er vi, og hva kan vi betale? Begge er viktige, men ingen av dem sier noe om hvordan lokalet faktisk skal brukes. Det er der bransjen gjør forskjellen.
Fire forhold skiller seg mest mellom bransjene. Det første er hvor mye konfidensialitet og lydisolering arbeidet krever. Det andre er hvor ofte klienter og kunder kommer på besøk. Det tredje er hvor stor andel av de ansatte som faktisk er på kontoret samtidig. Det fjerde er hvor stort behovet for fleksibilitet er, både i areal og i leieperiode. Sammen avgjør disse planløsningen, beliggenheten og hvor mye areal dere trenger per ansatt. Hvordan planløsningen slår ut på arealet, har vi forklart i guiden til hvor mange kvadratmeter kontor man trenger per ansatt.
Kort fortalt går bransjene langs en skala. I den ene enden står advokatfirmaet, der representativitet og fortrolighet veier tyngst og leieperiodene gjerne er lange. I den andre enden står tech-startupen, der fleksibilitet og miljø betyr mest og korte avtaler er normen. Regnskapsbyråer, konsulentselskaper og kreative byråer plasserer seg et sted imellom, hver med sine egne behov.
Advokatfirma: representativitet og taushetsplikt
For et advokatfirma er lokalet en del av tjenesten. Klienter skal møtes i en resepsjon og et møterom som gir trygghet, og samtalene må ikke kunne overhøres. Advokater har en streng taushets- og fortrolighetsplikt overfor klientene, og derfor er lydisolering og en tydelig klientsone viktigere her enn i de fleste andre bransjer. Cellekontor er fortsatt vanlig, selv om flere firmaer har gått over til åpne løsninger med gode stillerom. De største firmaene i Oslo samler seg langs fjorden mellom Tjuvholmen og Rådhusplassen, og mange binder seg til lange leieperioder.
Les hele guiden: Kontorer for advokatfirmaer i Oslo. Se også ledige lokaler i Vika og Aker Brygge og i sentrum.
Regnskap og revisjon: ro, sikkerhet og forutsigbar kostnad
Regnskaps- og revisjonsbyråer har nesten motsatte behov av advokatfirmaet. Klientene kommer sjeldnere på besøk, og arbeidet krever konsentrasjon og trygg håndtering av klientdata. Både regnskapsførerloven og revisorloven pålegger taushetsplikt om klientenes forhold, og det stiller krav til hvordan lokalet deles inn. Frister gjennom året gir tydelige sesongtopper, så det lønner seg å dimensjonere for normal drift og løse toppene med fleksible plasser eller opsjonsareal. Fordi representativitet betyr mindre, får mange byråer mye mer for pengene utenfor de dyreste områdene.
Les hele guiden: Kontorer for regnskaps- og revisjonsbyråer i Oslo.
Konsulent og rådgivning: færre plasser, bedre møterom
Konsulenter tilbringer mye av uken hos kunden, og da står faste arbeidsplasser tomme store deler av tiden. Mange konsulentselskaper planlegger derfor med færre plasser enn ansatte og bruker det sparte arealet på flere møterom i normal størrelse. Beliggenheten bør være sentral og lett å nå med kollektivtransport, både for de ansatte og for kundene. For mindre selskaper kan kontorhotell eller coworking være et godt alternativ så lenge veksten er usikker.
Les hele guiden: Kontorer for konsulent- og rådgivningsselskaper i Oslo. Se også ledige lokaler i sentrum og på Skøyen.
Kreative byråer: lokalet er en del av merkevaren
For reklame-, design- og kommunikasjonsbyråer sier lokalet noe om hvem byrået er. Mange søker lokaler med karakter, gjerne i eldre industribygg, med åpne arbeidsflater, rom for konsentrasjon og et sted å presentere arbeid for kunder. Akustikk er ofte den største utfordringen i slike bygg og bør vurderes allerede på befaringen. Mange kreative miljøer har samlet seg langs Akerselva, der leienivået er lavere enn i sentrumskjernen og vilkårene ofte er mer fleksible.
Les hele guiden: Kontorer for kreative byråer i Oslo. Se også ledige lokaler på Grünerløkka og på Tøyen.
Tech-startups: fleksibilitet og riktig miljø
Et tech-selskap i tidlig fase vet sjelden hvor mange det er om et år. Korte avtaler, mulighet til å vokse uten å flytte og et miljø med andre gründere og investorer veier derfor ofte tyngre enn kvadratmeterprisen. Tech-husene i Oslo sentrum tilbyr ofte korte avtaler og rom for å vokse innenfor samme bygg. Når selskapet har fått fotfeste, kan eget kontor i et rimeligere område gi bedre totaløkonomi.
Les hele guiden: Kontorer for tech-startups i Oslo. Er dere usikre på om dere bør velge eget kontor eller en fleksibel løsning, kan sammenligningen av kontorhotell, coworking og tradisjonelt kontor hjelpe. Se også ledige lokaler i sentrum og i Nydalen.
Det som gjelder uansett bransje
Selv om behovene er ulike, er noen grep de samme for alle. Start med en behovsanalyse før dere ser på konkrete leieobjekter, slik at dere vet hvor mange arbeidsplasser, møterom og soner dere faktisk trenger.
Sammenlign totalkostnaden og ikke bare kvadratmeterprisen. Felleskostnader og tilpasninger kan utgjøre en betydelig del av regningen. Vår oversikt over hva det koster å leie kontor i Oslo gir et godt utgangspunkt.
Les til slutt leiekontrakten nøye, særlig vilkårene for leieperiode, opsjoner og KPI-justering. Guiden til leiekontrakt for næringslokaler går gjennom det viktigste, og med KPI-kalkulatoren kan dere regne på hvordan leien utvikler seg.
Finner du ikke bransjen din?
Mange selskaper passer ikke inn i én av de fem profilene. Det kan være et tech-selskap som har vokst ut av coworking, eller et selskap i vekst som trenger vekstareal i samme bygg. Prinsippene over gjelder likevel, og det viktigste er å starte med behovet og ikke med annonsene.
Slik hjelper vi dere videre
Vi i Spacefinder bistår leietakere i alle disse bransjene med å finne riktig lokale, fra den første behovsanalysen til signert kontrakt. Tjenesten er helt uten kostnad for leietaker. Ta gjerne kontakt for en uforpliktende behovsanalyse, eller start med å kartlegge behovet deres på to minutter.
